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企业集团集中采购存在问题及对策

2020-05-20

 

本文分析了集中采购的优势和特点,列举了企业集团集中采购面对的问题,提出了加强策略研究、高度重视集中采购合法合规、保证正确的发展方向、促进专业化发展等建议。

 

 

一、引言

《招标投标法》《招标投标法实施条例》颁布施行以来,招标投标活动不断规范化,依法依规进行招标投标活动的氛围已经在全社会逐渐形成,招标投标的效率和效果得到提升,为保护国家和公众利益、保护参与各方的权益、提高经济效益发挥了重要作用。《政府采购法》《通信工程建设项目招标投标管理办法》等法律法规对集中采购进行了明确规定,使集中采购工作有法可依,为集中采购工作的开展创造了条件。

相对于传统采购模式,集中采购在企业集团大批量物资采购方面具备优势,然而由于集中采购探索实践时间不长,遇到的矛盾和问题比传统采购模式复杂得多;而企业集团集中采购的策略将深刻影响供需市场,因此对集中采购面对的问题和对策进行深入研究具有重要的现实意义。

二、集中采购的优势

集中采购是将一定时期、一定范围内的不同需求主体同类型的工程、服务、物资需求进行整合归并后,实施集约化统一采购,以节约整体资源投入和降低采购成本。集中采购的实现方式主要有统谈统签、统谈分签等。统谈分签是采购方汇总全年各需求单位的采购需求,进行统一招标采购,与中标供应商签订框架协议,后续各下属单位依据框架协议,按实际需求计划执行具体设备采购;而统谈统签是统一招标后直接与供应商签订采购合同,各下属单位按照合同执行设备采购。对于企业集团而言,采用统谈分签方式相对更多,本文重点对统谈分签方式进行研究分析。

随着现代企业制度的不断发展,集约化经营成为许多企业积极倡导的发展战略,也是企业现代化的标志之一。对于具有许多下属单位的企业集团,集中采购具有许多优势:

1.从采购方的角度

(1)企业集团众多分支机构采购的设备具有很高的相似性,采购方式、流程等都基本相同。在传统采购模式下,各分支机构分别实施所属范围的采购活动,完成本单位设备采购全部工作流程。在现代企业制度不断发展的当代,如果仍然采用各分支机构各自为战的方式,必然延续相同的设备在各分支机构分头重复采购,不仅浪费大量的资源,而且降低了规模效应,不利于降低采购成本和采购价格,相比而言,集中采购的优势非常明显。

(2)对于像通信运营商这类网络集团企业而言,全网统一业务品牌的要求也使集中采购价值更加凸显。集中采购与技术标准化相辅相成,要实行集中采购,必须以技术标准化为基础,而集中采购又促进了技术标准化,有利于统一技术要求,促进设备互联互通,便于全网统一进行业务推广。

2.从供应商的角度

企业集团的集中采购将原来分散在全国各地的需求集中采购,供应商通过一次性参与企业集团采购,就能实现在全国范围供货的目标,因而获得了许多便利。

(1) 节约了大量的投标成本,避免了分别参与全国范围各分支机构的采购活动。

(2)企业集团对全国需求的规范化管理,降低了供应商的制造成本和生产管理成本。

(3)通过参与集中采购,供应商也更容易打破区域壁垒,通过企业集团统一的规范化招标活动,更容易把产品推广到各需求区域。

三、集中采购的特点

集中采购标的是许多需求单位的大批量同类设备,与传统采购模式有很大不同,涉及的工作内容更复杂,需要解决的矛盾和问题更多,集中采购具有如下特性:

1.需求标准化

企业集团物资采购涉及数量众多分支机构的采购需求,受当地经济文化、风俗习惯、社会环境等因素的影响,在全国范围各分支机构的需求存在很多差异,因此,即使采购同类的设备,采购需求也复杂多样,比如配置要求、功能要求、使用要求、环境要求等都会存在差异。集中采购需要将各类复杂的需求进行标准化,建立标准化的需求模型,统一技术要求,提高集中采购规模效应。

2.采购数量多

由于进行集中采购,企业集团各分支机构一定时间内的采购需求达到相当大的规模,动辄达到几亿采购金额。

3.时间跨度大

一般满足一年内甚至更长时间的采购需求。

4.影响范围广

集中采购面对来自全国范围内所有供应商,对企业集团全国范围内各分支机构建设和使用产生影响。

5.操作复杂度高

需求收集、策略研究、市场状况、供应商情况、采购评估等需要更细致研究等。

集中采购的上述特点,对企业集团的集中采购提出了更高的要求,需要从制度、流程、操作、管理、监督等全方位加强管理。

四、集中采购存在问题分析

在集中采购操作中,经常遇到许多在传统采购模式下难以遇到的问题。

1.需求管理难度大

各采购需求单位的需求存在多样性,存在许多个性化因素。一方面需要进行需求梳理,减少需求品种,提高需求标准化,以便获得更大的规模效应;另一方面,各需求单位希望在集中采购时充分考虑本地化需求,这样需求管理工作就比传统采购模式复杂,怎样处理好共性和个性的矛盾是集中采购活动开展伊始就面临的问题;集中采购需求的准确性和及时性也是需求管理的难点问题,这是因为集中采购需求单位多,涉及的采购范围广,需求预测难度大,需求准确性较低,需求制定的及时性较差。

2.集中采购的设备受地域等因素影响大

由于采购需求单位分散在全国,设备产地与各需求单位距离存在差异,采购价格需考虑不同距离的运输成本,特别是对于运输成本占总价比例高的设备,否则就不利于供需双方降低成本,不利于节约社会资源。

3.采购执行期内市场价格具有变动性

由于集中采购时间跨度大,在一年甚至更长的采购执行期内,原材料及各类生产资料成本极易受市场变化影响,采购价格具有变动性特征,这就需要充分研究执行期内价格变化因素,提前制定采购执行价格调整对策。

4.集中采购效率是经常遇到的突出问题

一方面,各分支机构在需求提出后,希望能够及时完成采购流程,另一方面,由于集中采购需研究和解决许多问题,如需求汇总和统一、履行更严格的审批程序等,集中采购往往比一般采购项目需要更多的时间。

5.对集中采购的认识存在片面性

有些观点习惯于仅从采购方的角度关注集中采购的价值,这样有失片面,只有从供需两个方面以至全产业链更广泛的角度分析和研究集中采购问题,才能更好地促进集中采购工作的科学性,更好地促进供应链良性发展。

五、对策研究

笔者经过多年研究和实践,对集中采购存在的问题提出如下应对策略:

1.针对不同物资供应情况,差异化制定集中采购策略

制定集中采购策略,可以从潜在供应商数量和采购物资的重要性两维关系图进行研究(见图1):

采购第一象限物资,比如通信网汇聚交换机等设备,设备重要性较高,但供应商数量也较多,需要保持合理竞争,重视潜在供应商研发和可持续发展。

采购第二象限物资,比较典型的如通信网核心路由交换设备,潜在供应商数量少,而设备重要性高,应建立战略合作型供需关系,保证供应商较高销售利润,吸引更多供应商投入该生产领域;对于这类物资,如果盲目提高竞争性,结果不仅对供应商新产品研发造成负面影响,影响网络质量和新技术新业务引入,而且造成供应商布局不合理,降低运营企业采购物资可选范围。

采购第三象限物资,包括通信铁件等物资,利润较低、供应商少,应适当降低竞争性,培育供应商市场。

采购第四象限物资,包括许多配套类物资如交接箱、电缆等,重要性相对较低,但供应商数量比较多,要保持一定的竞争性,但也要注意保护供应商市场,促进产业链健康发展。

2.提高需求管理科学化

(1)建立模型简化采购品种。首先要对来自各需求单位的采购需求进行梳理和归并,简化需求种类。能够采用同一模型的都梳理合并为统一性需求,降低供需双方的管理成本。我公司经过认真分析研究,制定了企业定制化配线类设备技术规范,在全网进行推广应用,从短期来看,这样做增加了许多工作量,也导致制造商对生产设备进行较大调整;但从长期来看,由于模型统一,设备具备互通互换性,有利于后续采购和扩容,长期价值非常明显。

(2)正确处理共性和个性的关系。对全部需求进行统一能提高规模效益,但也要重视个性化需求,对于具备推广应用价值的需求要鼓励和支持,保持创新活力,在个性化需求获得良好应用的情况下,上升为统一性的需求模型。

3.针对采购物资属性制定采购方案

有些物资区域性供货属性较强,比如体积大价值低的物资,运输成本对总价占比很高,必须考虑运输成本的差异性。采购这类物资一般按地理位置划分标包,比如将全国范围需求划分为几个标包,产地在某标包范围内的厂商,由于其运输费用相对较低,本标包投标报价具有更大的优势,这样能降低整体供需成本。如果不采用分包的方式,进行价格评估时是对总报价进行评估,而中标后可能是全国范围供货,计入运输费用后,远距离的供货地点实际采购费用将大大提高。

4.对于市场价格变动大的物资,建立价格联动机制

由于集中采购需求时间跨度长,如果不考虑市场变化因素,只按照固定的采购价格执行就会对供需双方都带来风险:如果供货期原材料上涨,供应商制造成本增加,按固定价销售供应商将面临亏损;如果原材料价格下降,按固定价购买,采购方将支付高于市场价的采购费用。因此,制定采购价格与执行价格联动机制非常必要。具体措施是,在招标采购中,针对不同的产品约定采购价格随市场价格变动的计算方法。如电缆执行价和铜市场价联动,蓄电池执行价和铅市场价联动,终端设备执行价和芯片市场价联动等。在合同执行期内,对各类材料市场价格持续跟踪,按照合同约定定期进行价格调整。

以电缆类物资为例,价格主要取决于铜材市场价格,因此可以分析铜材价格占物资总价的比例确定价格调整方法,实际采购价格可按如下方法确定:

Ct=C0×[1+α×(Pt- P0)/P0)]

其中,α是铜价占总价的比例,Ct是实际采购价格,C0是投标时报价,Pt是约定的实际采购时参照日期铜价,P0是投标时铜价。

5.集中采购效率的提高需要从供应链全流程研究优化途径

集中采购不同于传统采购模式,因此需要有针对性地建立管理制度和流程,传统采购模式下的管理办法存在不适应性;要加强各需求单位的需求计划管理,加强工作协同,统一工作步调。任何一个分支机构不按时制定需求或者需求预测不合理,都会影响整体工作效率;提前做好集中采购各项准备工作,为提高效率创造条件;制定完备的工作计划,可有效避免失误或操作反复,提高项目成功率。

6.适度进行价格竞争

价格竞争是市场经济的必然结果,适度价格竞争对于供需双方都是必要的,有利于督促供应商进行管理挖潜,降低产品价格,也有利于采购方获得高性价比的产品。但是盲目追求低价采购,使价格竞争过于激烈,则有可能造成制造商为中标不惜代价,甚至恶意降低产品质量,造成建设质量劣化。因此,提倡理性进行价格竞争,建立合作共赢的供需关系。

在集中采购项目中,一般规定多家投标厂商中标,但有些采购方往往对于不同中标厂商价格的差异性不易接受,认为供应相同的物资,价格方面不应该有明显的差异,或者说价格太高就不应该中标,甚至有的集中采购招标文件规定,如果中标,要求实际供货价格下浮到平均价格,这种做法是违反招标投标相关规定的。理性的观点是,由于厂商的原材料渠道、生产制造管理水平等不同,价格差异是客观存在的,不能认为价格高一些就不能中标;可以在招标文件中规定按照排名顺序分配采购份额,排名靠前的给予更多的份额,这样就能激励性价比高的厂商。

价格适度竞争还有利于供应商保持合理的利润,对于产品研发投入有益;价格过度竞争,将削弱供应商研发投入,长远看不利于供应链可持续发展。因此如何做到竞争适度,是一项值得从长远发展的角度认真研究的问题。

六、相关建议

以上从集中采购遇到的一般性问题角度分析了有关对策。要做好集中采购,还有许多方面需要深入研究,因此加强集中采购策略研究是一项长期性、系统性的工作,需要不断优化。对此笔者提出以下建议:

1.高度重视集中采购工作合法合规的要求

合法合规是集中采购活动的基础和前提,要深入贯彻国家各项法律法规,保证集中采购符合国家宏观经济政策和总体技术发展要求,贯彻高质量发展、绿色节能、降本增效、优化布局等发展政策,企业集团要在贯彻落实国家大政方针方面发挥重要作用,这是在集中采购策略制定时需要特别注意的问题。

2. 促进集中采购专业化发展

建议把集中采购作为一项专业化、系统性工程来做。针对集中采购标的物属性,差异化建立采购模式,研究采购方法;建立对集中采购项目的评估机制,不断总结经验和不足,优化采购方案,提高集中采购专业化水平。

3. 集中采购效果不唯价格唯实效

集中采购要从产品技术、服务、商务、价格等方面综合评价,不单纯追求采购低价,保持有序化竞争;过于追求采购低价极易导致恶性竞争,降低产品质量,削弱供应市场的发展潜力,从长远角度危害供需双方的共同发展。

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作者及作者单位:陈悦民,中国电信集团有限公司;彭雪婷,中国移动通信集团设计院有限公司

 来源:《招标采购管理》


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